Proces

Ewidencja napraw serwisowych

Ewidencja napraw to nie lista zleceń, tylko możliwość odtworzenia każdej sprawy po fakcie: kto przyjął, co było zepsute, jaka część poszła, ile klient zapłacił i kto to zmieniał. Zeszyt i arkusz spełniają pierwszy warunek, ale nie ostatni.

Czego wymaga ewidencja, której da się użyć

Sprawdzianem nie jest to, czy naprawa gdzieś jest zapisana. Sprawdzianem jest pytanie zadane pół roku później: „ten sam klient, ten sam sprzęt, co robiliście ostatnio i na czyj koszt?”. Ewidencja, która nie odpowiada w minutę, nie działa.

Wymaganie	Zeszyt	Arkusz	System
Numeracja bez powtórzeń	ręcznie	ręcznie	nadawana automatycznie
Historia jednego urządzenia	nie da się	po numerze seryjnym, jeśli ktoś go wpisał	wiązana numerem seryjnym lub IMEI
Kto i kiedy zmienił wpis	nie ma	nie ma	dziennik zdarzeń
Jednoczesna praca kilku osób	nie	ryzyko nadpisania	tak

Numeracja, której nie trzeba pilnować

Numer nadawany ręcznie prędzej czy później się powtórzy albo przeskoczy — zwykle w dniu, w którym przyjmuje ktoś na zastępstwie. Numer nadany przez system jest jeden, a dokumenty, SMS-y i kod QR odwołują się do tego samego oznaczenia.

Ślad po zmianach

W arkuszu poprawiona kwota wygląda tak samo jak wpisana od razu. Dziennik zdarzeń pokazuje, kto zmienił status albo cenę i kiedy — co ma znaczenie przy sporze z klientem i przy rozliczaniu pracowników.

Przeniesienie tego, co już macie

Ewidencja zaczyna się nie od pierwszego nowego zlecenia, tylko od tego, co już jest w arkuszu. Dane wczytuje się z pliku CSV lub Excela, z podglądem dopasowania kolumn — nazwy nagłówków rzadko zgadzają się same.

Import klientów i historii z pliku CSV lub XLSX.
Dopasowanie kolumn przed zapisem, nie po.
Eksport do CSV w drugą stronę — dane zostają Wasze i dają się zabrać.

Możliwość eksportu jest tu wymieniona celowo. Ewidencja, z której nie da się wyjść, jest formą uzależnienia od dostawcy, nie funkcją.

Powiązane

Zarządzanie zleceniami serwisowymiSześć etapów, przez które przechodzi wpis w ewidencji.CRM dla serwisuTa sama historia oglądana od strony klienta.Protokół przyjęcia sprzętu do naprawyDokument, od którego zaczyna się wpis.

Najczęstsze pytania

Czy ewidencja napraw jest wymagana przepisami?

Nie ma osobnego obowiązku prowadzenia rejestru napraw w konkretnej formie. Obowiązki dotyczą rozliczeń podatkowych i danych osobowych klientów — a te są łatwiejsze do spełnienia, gdy sprawy są w jednym miejscu.

Czy da się przenieść ewidencję z Excela?

Tak, importem z pliku CSV lub XLSX, z dopasowaniem kolumn przed zapisem. Przy większych bazach robimy to razem, bez dopłaty.

Czy zobaczę, kto zmienił status albo cenę zlecenia?

Tak. Zmiany zapisują się w dzienniku zdarzeń razem z osobą i czasem.

Czy mogę wyeksportować swoje dane, jeśli zrezygnuję?

Tak, do CSV. Dane należą do Was niezależnie od tego, czy konto jest aktywne.

Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026