Protokół przyjęcia sprzętu do naprawy

Co musi znaleźć się na protokole

Nie ma jednego urzędowego wzoru — jest za to lista rzeczy, których brak mści się dopiero przy reklamacji. Protokół ma odpowiadać na cztery pytania: czyj to sprzęt, jaki to sprzęt, co było z nim nie tak w chwili przyjęcia i ile to miało kosztować.

• Numer zlecenia — jedno oznaczenie, po którym odnajdziesz sprawę bez szukania po nazwisku.
• Data przyjęcia i planowany termin — bez terminu każdy telefon „czy gotowe?” jest uzasadniony.
• Dane klienta: imię lub firma, telefon, e-mail.
• Urządzenie: marka, model oraz numer seryjny lub IMEI — to on wiąże naprawę z konkretnym egzemplarzem.
• Opis usterki w brzmieniu klienta, spisany PRZED otwarciem sprzętu.
• Szacunkowy koszt — kwota albo widełki, jeśli dopiero diagnoza je zawęzi.

Numer seryjny to nie formalność

Bez numeru seryjnego lub IMEI nie da się później wykazać, że wydany sprzęt to ten sam, który przyjęto, ani powiązać reklamacji z konkretną naprawą. Przy urządzeniach tego samego modelu w kolejce jest to jedyna rzecz, która je rozróżnia.

Opis usterki spisany słowami klienta

„Nie ładuje się” i „gniazdo ładowania wyrwane” to dwie różne sprawy, ale klient powie pierwsze. Zapis tego, co powiedział, chroni obie strony: serwis przed zarzutem, że coś przeoczył, klienta przed rozszerzeniem naprawy bez pytania.

Dwa egzemplarze i dwa różne kody QR

Arkvik drukuje protokół w dwóch egzemplarzach — dla serwisu i dla klienta — i umieszcza na nim dwa osobne kody QR. To nie jest ten sam kod powielony dwa razy.

Jeśli zlecenie nie ma jeszcze tokenu serwisowego, pole zostaje puste — technik dostaje swój widok albo żaden, nigdy cudzy.

Od protokołu do wydania

Protokół przyjęcia to pierwsza połowa pary. Druga to potwierdzenie wydania po naprawie: zakres wykonanych prac, użyte części, kwota do zapłaty i liczba miesięcy gwarancji na samą naprawę. Oba dokumenty powstają z tego samego zlecenia, więc dane nie są przepisywane po raz drugi.

Praktyczna różnica jest taka: kwit z bloczka kończy życie w szufladzie, a protokół wystawiony ze zlecenia zostaje w historii klienta i urządzenia. Po roku widać, że ten sam sprzęt wracał trzy razy — i z jakiego powodu.

Powiązane

Najczęstsze pytania